Chaque jour, des milliers de documents sont scanné afin qu’ils soient en format électronique. Cependant, plusieurs ignorent encore les atouts de cette pratique. Pourquoi scanner ses documents en 3D ? Comment bien scanner son document en 3D et gagner en productivité ?
Pourquoi scanne-t-on autant des documents dans les entreprises ?
La digitalisation d’un document permet d’avoir en lieu et place d’un document papier, un document électronique. Ceci permet d’accélérer la diffusion des documents. C’est une pratique qui permet la facilité du travail en mobilité, tout en favorisant le travail collaboratif. En ce sens, scanner son document est une pratique de transformation digitale très utilisés en entreprise.
Comment scanner son document en 3D ?
Malgré tous les avantages liés au fait de scanner ses documents, il faut aussi noter quelques contraintes liées à cette pratique. En moyenne, il faut 03 minutes pour scanner un document. Pour être plus précis, il faut du temps pour mettre en marche l’ordinateur, et ensuite démarrer le scanner ou MFP. Si votre document est assez volumineux, il va falloir que vous retiriez les agrafes et placiez les feuilles une par une, en répétant la procédure autant de fois que nécessaire. Le document doit être dans les bonnes dispositions avant que vous ne pensiez le scanner. Ensuite, il vous faut procéder aux paramétrages des fonctionnalités que vous désirez appliquer sur votre scanner. L’option la plus importante est le choix de la couleur.
Demandez un aperçu à l’appareil et ajustez les réglages si besoin. Une fois que vous avez terminé toutes ses étapes, vous êtes maintenant capable de digitaliser en 3D votre document, et l’envoyer vers votre ordinateur ou autre support électronique. Dans les cas usuels, vous serez amené à renseigner votre adresse électronique pour que le document numérisé puisse être déposé directement dans votre boite email.
A nouveau devant l’écran de votre ordinateur, enregistre le fichier reçu par mail en le renommant, ou bien partez en quête de votre document en allant directement dans la barre de recherche. Une fois trouvé, n’oubliez pas de le renommer. Selon votre travail ou projet en cours, vous n’avez qu’à classer le document numérisé dans le dossier approprié.
La productivité
L’exécution de l’ensemble de ses étapes est vraiment fatidique. La majorité des employés d’une entreprise ne savent pas se servir comme il faut d’un scanner, et se limite à l’envoi du document vers un mail ou vers un dossier. Outre cet aspect, il faut aussi ajouter qu’il existe différents types de scanner. Par exemple, un scanner avec fonction OCR permet l’extraction des données qui peuvent être reconnues comme texte de l’image numérisée, tout en procédant à la création d’un fichier interrogeable. Pour ainsi capter l’usage de ce genre d’outil et être davantage productif, il faudra appliquer différentes techniques de simplification, pour numériser vos documents plus facilement et rapidement.
En sommes, afin d’être productif, nous vous conseillons de vous renseigner comme il faut afin d’être formé à l’art de scanner les documents en 3D. Aussi, apprenez ses techniques selon les différents types de scanner sur le marché, et veuillez à toujours lire la notice d’utilisation de l’appareil, afin de connaitre les spécifications apportés par le fabricant concernant l’usage du produit.
